La première fonction de la standardiste virtuelle est de prendre en charge les appels avec une annonce adaptée à la situation. Le portail vocal assure cette prise en charge en fonction des heures de la journée et diffuse une annonce différente (ouvert / Fermé).

Le portail pourra aussi permettre de créer, très simplement, de nouvelles annonces permettant d'informer les appelants d'une situation particulière, évitant ainsi la mobilisation de vos agents pour communiquer une information réccurente.

 Identification destinataire.

La seconde fonction consiste en l'identification du destinataire de l'appel. Cette dernière sera effectuée par reconnaissance vocale permettant à l'appelant de s'exprimer librement. 

Pour une parfaite distribution des appels, elle est capable d'identifier les services mais aussi les fonctions des services. Pour un même service, il arrive souvent que le secrétariat soit une entité totalement différente de celle qui prend les rendez-vous. 

Tout comme une personne, l'Assistante Virtuelle va interagir avec l'appelant selon les séquences suivantes :

  • Compréhension de la demande en langage naturel,
  • Identification du destinataire (service, fonction ou personne),
  • Gestion des incompréhensions,
  • Gestion intelligente des ambiguïtés,
  • Implication de l'opérateur uniquement en cas de besoin